Tourisme et Culture

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Archives Yukon

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Collections

Faire un don à Archives Yukon

*Dans le présent document, les expressions désignant des personnes visent à la fois les hommes et les femmes.

Lorsque vous faites un don à Archives Yukon, votre histoire est intégrée à la mémoire collective du Yukon.


Comment faire un don

Veuillez communiquer avec nous pour prendre rendez-vous, si vous êtes au Yukon, afin que nous puissions discuter de votre don en personne ou, sinon, nous renseigner au sujet des documents que vous souhaitez offrir.

Si vous faites don d’un petit nombre de publications à la bibliothèque, vous pouvez les y déposer vous-même pendant les heures d’ouverture – aucun rendez-vous nécessaire. Pour un don de plus grande envergure, veuillez nous faire parvenir une liste des publications ou communiquer avec nous pour prendre rendez-vous afin de nous montrer les documents en question. Dans la plupart des cas, les dons de livres ne nécessitent aucune formalité administrative.

Si vous souhaitez faire don de documents historiques aux archives, nous vous invitons à communiquer avec nous d’abord. Le personnel d’Archives Yukon n’est pas toujours disponible pour recevoir les dons; de plus, il faut recueillir des renseignements sur les documents et sur leur auteur, afin d’évaluer dans quelle mesure ceux-ci peuvent correspondre à notre mandat. Cela doit être effectué avant le dépôt des documents.

Il est difficile d’établir une règle générale quant au type d’archives que nous acceptons de particuliers, de familles, d’organismes et d’entreprises, car les collections peuvent varier grandement entre elles. Les donateurs sont parfois surpris lorsqu’ils apprennent ce qui présente un intérêt historique, selon nos critères. Archives Yukon possède une vaste gamme de documents. Pour obtenir des exemples, consultez la page À propos des collections d’Archives Yukon.

Pour nous aider à déterminer si votre don potentiel serait un bon ajout à nos collections, vous pouvez préparer un document d’information dans lequel vous préciserez la taille ou l’importance  approximative de votre don, les dates et la nature des documents (ex. rapports, journaux, photos, etc.), ainsi que le nom des auteurs.

Le processus peut être très rapide (quelques jours au total) ou peut prendre plus de temps (quelques mois), selon la nature et la complexité du don et les particularités de celui-ci. Vos documents seront évalués par un archiviste qui s’assurera qu’ils sont conformes aux critères d’acquisition d’Archives Yukon. S’ils sont acceptés, ils seront transférés en vertu d’une entente de don dûment signée.


F.A.Q.

J’ai fait des copies de photos de famille et de journaux intimes d’époque. Aimeriez-vous les avoir?

Malheureusement, non. Il importe d’obtenir la version originale d’un document pour des raisons d’authenticité; les copies ont une valeur moindre. Toutefois, il serait intéressant d’en apprendre davantage sur les images originales et sur les documents écrits de votre famille, et si ceux-ci sont conformes à notre mandat, nous aimerions peut-être en faire l’acquisition.

Acceptez-vous les objets datant de l’époque de la ruée vers l’or?

Nous acceptons les journaux intimes, les lettres et les photographies qui documentent l’histoire du Yukon. Quant aux artéfacts, on prend mieux soin d’eux dans un musée qu’aux archives ou à la bibliothèque; ainsi, nous vous recommandons de communiquer avec l’un des nombreux musées du Yukon (en anglais) si vous souhaitez faire un don d’objets.

Puis-je donner des copies de documents provenant d’autres archives et qui concernent le Yukon?

Archives Yukon n’accepte pas de copies de documents provenant d’autres archives, bibliothèques ou dépôts. Nous préférons allouer nos ressources à des pièces uniques et originales plutôt qu’à celles dont on s’occupe déjà ailleurs.

Puis-je faire don de fichiers informatiques, comme des formats .jpeg, de documents Word ou de courriels?

Archives Yukon travaille à créer un programme de gestion et de préservation des documents numériques. Nous sommes en train de mettre en place des moyens d’accepter, de préserver et de rendre accessibles les documents numériques. Si vous avez des documents informatiques qui, selon vous, correspondent à notre mandat, vous pouvez nous téléphoner pour discuter de ce que nous pourrions être en mesure d’accepter, maintenant ou plus tard.

Pourquoi y a-t-il des formalités administratives à remplir quand on fait un don de documents d’archives?

Nous devons connaître la nature du don, la manière dont les documents ont été collectionnés et dont on en a pris soin, leur signification, de même que l’identité du donateur. Une entente de don est requise pour tous les dons, même les plus petits. Même si vous êtes très heureux de nous laisser vos documents  et de nous autoriser à les préserver et à les mettre à la disposition du public de la façon que nous jugeons appropriée, nous devons tout de même être en mesure de prouver l’identité de la personne à qui les documents ont appartenu et de conserver les attentes du donateur par écrit afin d’éviter toute confusion ultérieure. Un reçu de don officiel signé par le donateur et l’archiviste territorial est un document légal attestant le transfert de possession et les droits des documents donnés.

Sur quels critères les décisions d’Archives Yukon concernant l’acquisition de documents archivistiques reposent-elles?

Avant de faire une acquisition de documents archivistiques, Archives Yukon prend en considération les facteurs suivants :  

  • le mandat autorisé d’Archives Yukon et d’autres établissements;
  • les documents forment un tout, et non une accumulation d’articles épars;
  • les ressources nécessaires pour rendre les documents accessibles pour la recherche, dans un délai raisonnable;
  • le lien entre les documents et les points forts et lacunes des collections actuelles d’Archives Yukon;
  • la disponibilité d’installations adéquates pour l’archivage des documents;
  • l’importance des restrictions imposées par un donateur potentiel et les modalités de celles-ci;
  • l’état physique des documents à la lumière des efforts, du savoir-faire et des ressources nécessaires pour les conserver pendant une période raisonnable ou indéfinie.

Sur quels critères les décisions d’Archives Yukon concernant l’acquisition de livres reposent-elles?

Avant de faire l’acquisition de livres, Archives Yukon prend en considération les facteurs suivants :  

  • Les types d’ouvrage particulièrement recherchés pour la bibliothèque, à savoir :
    • les œuvres non romanesques sur le Yukon ou sur les régions polaires ou environnantes
    • les romans et autres œuvres fictives illustrant un contexte ou des personnages du Yukon, du Nord canadien ou de l’Alaska, ou abordant des thèmes liés au Yukon, par exemple la Police à cheval du Nord-Ouest, la traite des fourrures, l’exploitation minière et la prospection, et les Premières nations.
  • Si les publications se trouvent déjà dans les collections d’Archives Yukon.

Puis-je léguer des documents à Archives Yukon?

Oui, vous pouvez léguer des archives ou des documents à Archives Yukon dans votre testament. Toutefois, nous vous recommandons de communiquer avec nous pour vous assurer que les documents correspondent à notre politique d’acquisition avant d’ajouter cette disposition à votre testament.

Une fois donnés, que fait-on avec les documents?

Les documents seront d’abord ajoutés au catalogue – nous leur attribuerons un numéro unique et documenterons l’acquisition. Ils seront ensuite mis à la disposition des chercheurs. Nous pourrions les réorganiser (bien que nous tentions le plus possible de les laisser dans l’ordre établi par le donateur), les placer dans des chemises ou boîtes adéquates ou avoir recours à toute autre méthode de préservation, et rédiger une description permettant de faciliter le travail des chercheurs. Cette dernière peut être générale ou spécifique et elle peut s’appliquer à l’ensemble des documents comme à chacun d’entre eux. Il peut s’agir par exemple d’une description du contenu ou du format des photographies. Les descriptions sont ensuite incorporées à une base de données accessible en ligne aux usagers ou à partir de notre salle de lecture.

Si vous faites don d’un ouvrage, il sera accessible dans le Catalogue public. Pour en faciliter l’accès, le processus de catalogage prévoit l’ajout d’une vedette-matière, de même que d’une table des matières ou d’un résumé de l’ouvrage, et d’une note faisant état des caractéristiques spéciales, par exemple des annotations manuscrites, ou d’une édition à tirage limité. Les recherches dans le catalogue public peuvent être effectuées par mot-clé, auteur, titre ou numéro de référence. S’il y a lieu, un hyperlien vers un livre numérique peut être ajouté à la notice bibliographique.

Tous les documents sont entreposés dans notre chambre forte.

Comment le public peut-il avoir accès aux documents?

Les chercheurs qui visitent Archives Yukon peuvent consulter les documents dans notre salle de recherche. Les usagers peuvent présenter une demande de photocopies pour les documents assujettis à la Loi sur le droit d’auteur et à toute autre restriction légale. L’usage des documents est également régi par des politiques. Archives Yukon rend certains documents accessibles sur le Web. Dans la plupart des cas, les ressources bibliographiques et les documents archivés ne peuvent être consultés que sur place. Au moment du don, le personnel discutera davantage de l’accès aux documents avec vous.

Puis-je faire un don en argent à Archives Yukon?

Les dons en argent peuvent être adressés à l’organisme Friends of Yukon Archives, à qui vous pouvez préciser, le cas échéant, le type de projet que vous souhaitez appuyer. Une contribution financière peut servir à financer l’achat de nouveau matériel, le traitement de documents qu’Archives Yukon possède déjà ou  un projet d’accès ou de conservation de certaines pièces de nos collections.